Compte Google du club (Sheet, Apps Script)

Adresse :
Mot de passe :

Compte Cloudflare (hébergement de l'appli)

Adresse :
Mot de passe :

Code admin de l'appli :

Détenteurs :

Ces accès sont rangés dans l'onglet Paramètres de la Sheet et ne s'affichent qu'après le code admin. Pour les changer, modifier les lignes de l'onglet Paramètres.

L'onglet Comptes réunit le bar et le club, en trois vues : Dépenses, Rentrées et Mouvements. Tout le monde voit la caisse et les opérations du bar ; la banque, les opérations du club et les mouvements s'affichent avec le code admin.

• Rentrée (vue Rentrées) : licences, cotisations, subventions, sponsors, dons… À préciser : arrivée sur la banque ou dans la caisse.
• Dépense du club (vue Dépenses) : engagements, arbitrage, équipements, assurance, frais bancaires…
• Mouvement (vue Mouvements) : dépôt des espèces de la caisse à la banque, ou retrait d'espèces pour la caisse. Ni gain ni perte, l'argent change juste de place.

Le bar est compté automatiquement : ventes espèces dans la caisse, ventes carte (moins la commission SumUp) sur la banque, courses selon « Payé avec ».

Banque = solde de départ + SumUp net + entrées banque − sorties banque − courses payées par la banque ± mouvements avec la caisse.

Caisse = fond de caisse + ventes espèces − dépenses payées par la caisse + entrées caisse − sorties caisse ± mouvements avec la banque.

SumUp verse l'argent avec un ou deux jours de décalage : l'appli le compte tout de suite sur la banque.

Une opération fausse : la supprimer (bouton sous l'opération, en mode admin), puis la refaire. Les soldes de départ (fond de caisse et banque) se règlent dans Mouvements.

Les paiements carte se font avec Tap to Pay dans l'appli SumUp, directement sur le téléphone, sans lecteur. Le compte SumUp est celui du club.

1. Dans Gestion ASR : remplir le ticket, Encaisser, choisir Carte.
2. Ouvrir l'appli SumUp, saisir le montant affiché, faire approcher la carte ou le téléphone du client.
3. Quand SumUp affiche que le paiement est accepté, revenir dans Gestion ASR et valider.

Les paiements carte ne vont pas dans la caisse : « En caisse » ne compte que les espèces. L'argent carte est versé par SumUp sur le compte bancaire du club.

Commission : SumUp garde un pourcentage de chaque paiement carte (1,75 % sans abonnement). L'appli le calcule et l'enregistre sur chaque vente : le client paie le prix normal, et la commission est déduite du bénéfice. Le taux se règle dans Admin > Commission SumUp, ou dans l'onglet Paramètres (ligne « Commission SumUp (%) »).

Les cartes professionnelles, premium ou étrangères peuvent coûter un peu plus : le relevé SumUp fait foi.

Contrôle de fin de soirée : le total « Payé par carte » de la soirée doit correspondre au total des ventes du jour dans l'appli SumUp (onglet Transactions).

Rembourser un client carte : dans l'appli SumUp, Transactions, ouvrir le paiement, Rembourser. Puis supprimer le paiement dans Comptes > Rentrées (admin).

L'appli est en trois morceaux :

• L'appli sur les téléphones : hébergée gratuitement sur Cloudflare Pages, projet gestion-asr, avec le compte Cloudflare du club.
• Les données : une Google Sheet « Gestion ASR » sur le compte Google du club (voir « Compte Google du club » ci-dessus). Onglets : Équipiers, Produits, Ventes, Achats, Compte, Journal, Paramètres.
• Le serveur : un script Google Apps Script attaché à la Sheet (fichier Code.gs). Il lit et écrit dans la Sheet quand on vend, ajoute du stock, enregistre une opération ou modifie un prix.

Adresse de l'appli :

Adresse du serveur (utilisée par l'appli) :

1. Sur un ordinateur, connecté au compte Google du club (de préférence en navigation privée).
2. Ouvrir la Sheet « Gestion ASR », menu Extensions > Apps Script.
3. Remplacer tout le contenu de Code.gs par le nouveau code, puis enregistrer (icône disquette).
4. Déployer > Gérer les déploiements, sélectionner le déploiement actif, cliquer sur le crayon.
5. Version : Nouvelle version, puis Déployer.

Réglages du déploiement : Application Web, exécuter en tant que Moi, accès Tout le monde.

1. Sur dash.cloudflare.com, connecté au compte Cloudflare du club.
2. Workers & Pages, ouvrir le projet gestion-asr.
3. Déploiements > Créer un déploiement.
4. Déposer le fichier gestion-asr-cloudflare.zip (sans le décompresser), puis déployer.

L'adresse ne change pas. Les téléphones prennent la nouvelle version à la prochaine ouverture de l'appli (la fermer complètement puis la rouvrir).

Si une mise à jour touche le serveur et l'appli, mettre à jour le serveur en premier.

Onglet Paramètres de la Sheet :

• Code admin : le code à 4 chiffres. Le changer ici, puis prévenir les autres admins.
• Fond de caisse et Solde banque de départ : modifiables aussi depuis l'appli (Comptes > Mouvements > Soldes de départ).
• Compte de référence, Mot de passe Google, Compte Cloudflare, Mot de passe Cloudflare et Détenteurs du mot de passe : affichés dans « Codes d'accès ».

Pour retirer un équipier de la liste, supprimer sa ligne dans l'onglet Équipiers.

• Paiement ou dépense en trop : onglet Comptes, vue Rentrées ou Dépenses, puis « Supprimer » (admin). Le stock et la caisse se recalculent.
• Paiement carte enregistré en espèces (ou l'inverse) : le supprimer dans Comptes > Rentrées (admin), puis le refaire avec le bon mode.
• Stock faux : onglet Stock, toucher la boisson, saisir la quantité réelle comptée (ouvert à tous, noté dans le journal).
• Caisse qui ne tombe pas juste : compter la caisse, puis ajuster le fond de caisse (Comptes > Mouvements > Soldes de départ) pour que « En caisse » corresponde.
• Banque qui ne tombe pas juste : chercher l'opération oubliée sur le relevé, sinon ajuster le solde bancaire de départ.

Chaque correction est notée dans le Journal avec le nom de la personne.

• « Le serveur ne répond pas » : vérifier le réseau. Après une mise à jour du serveur, vérifier que « Nouvelle version » a bien été déployée.
• « Action inconnue » : l'appli est plus récente que le serveur. Mettre à jour Code.gs et redéployer une nouvelle version.
• Les paiements carte apparaissent dans « En caisse » : le serveur n'est pas à jour pour la carte. Mettre à jour Code.gs.
• Un joueur est connecté sous le mauvais prénom : bouton « Pas toi ? » en haut à droite.

• Sauvegarde : dans la Sheet, Fichier > Télécharger > Microsoft Excel, de temps en temps. Fichier > Historique des versions permet aussi de revenir en arrière.
• Si un responsable quitte le club : changer le mot de passe du compte Google du club, celui du compte Cloudflare et celui du compte SumUp, changer le code admin, puis mettre à jour « Détenteurs du mot de passe ».
• Garder le code source (Code.gs et le zip Cloudflare) dans le Google Drive du club.